Im Beruf, bei privaten Projekten oder an stressigen Tagen - wenn das Aufgaben-Pensum die verfügbare Zeit übersteigt, fühlt man sich schnell überfordert. Dann kann es helfen, Zeitmanagement-Methoden anzuwenden, die den Alltag strukturieren. Dabei handelt es sich oft um einfache Tricks, die die Priorisierung von Aufgaben ermöglichen oder vor Augen führen, welche gleich ganz gestrichen werden können. Hier finden Sie einen Überblick über Zeitmanagement-Methoden, die Ihren Alltag stressfreier machen.
Einfache Zeitmanagement-Methode: Die ABC-Analyse
Zur Vorbereitung auf einen Arbeitstag oder ein privates Projekt kann die ABC-Analyse helfen. Dabei werden die anstehenden Aufgaben in die Kategorien A, B und C eingeteilt. Die A-Aufgaben sind laut dem Personalsoftware-Anbieter Personio besonders wichtig. Für sie sollte man die meiste Zeit einplanen. B-Aufgaben sind weniger wichtig, müssen aber bearbeitet werden. Man beginnt sie erst, wenn die wichtigen A-Aufgaben erledigt sind. C-Aufgaben sind unwichtig. Hier kann man überlegen: Sind sie überhaupt nötig? Kann sie vielleicht jemand anders erledigen? Durch diese Methode wird schnell klar, für welche Arbeit die meiste Zeit des Tages eingeplant werden sollte.
Gutes Zeitmanagement mit der ALPEN-Methode
Bei der ALPEN-Methode geht es darum, die To-do-Liste mit Zeitangaben zu versehen. Der Name der Methode ergibt sich aus den Anfangsbuchstaben der Schritte:
- Aufgaben, Termine und Tätigkeiten notieren, beispielsweise mithilfe einer To-do-Liste.
- Länge der Aktivitäten schätzen und sie zu jeder Aufgabe aufschreiben, empfiehlt die Industrie- und Handelskammer (IHK) München.
- Pufferzeiten einplanen, also nur etwa 50 bis 60 Prozent der zur Verfügung stehenden Zeit verplanen.
- Entscheidungen treffen, indem die wichtigsten To-dos priorisiert werden, wie die IHK München schreibt.
- Nachkontrolle der erreichten Aufgaben und die To-do-Liste auf den nächsten Tag übertragen, wenn Dinge nicht erledigt werden konnten.
Zeitmanagement-Methode: Eat the Frog
Die „Eat the frog“-Methode geht laut der Website des Softwareunternehmens für Arbeitsmanagement, Asana, aus einem Zitat von Mark Twain hervor: „Wenn es deine Aufgabe ist, einen Frosch zu essen, dann tue es am besten gleich als Erstes am Morgen“. Die komplizierteste Arbeit sollte demnach ganz oben auf der To-do-Liste stehen. Das Wichtigste ist so bereits früh erledigt, und es bleibt genügend Zeit, weitere Dinge in Angriff zu nehmen, die geringere Priorität haben.
Besseres Zeitmanagement mit dem Eisenhower-Prinzip
Beim Eisenhower-Prinzip werden die anstehenden To-dos in vier Kategorien unterteilt:
- A-Aufgaben sind dringend und wichtig. Sie sollten sofort erledigt werden, berichtet das Softwareunternehmen Cituro.
- B-Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend. Sie können daher für einen späteren Zeitpunkt geplant werden.
- C-Aufgaben sind dringend, aber nicht wichtig. Am Beispiel des Arbeitsplatzes können sie an andere Mitarbeitende delegiert werden.
- D-Aufgaben sind unwichtig und nicht dringend, können also getrost gestrichen werden.
Diese Zeitmanagement-Methode ist vor allem im beruflichen Kontext geeignet.
Für besseres Zeitmanagement: Das Pareto-Prinzip
Diese Zeitmanagement-Methode wird auch als 80/20-Regel bezeichnet. Sie verfolgt das Prinzip, zunächst kleinere Aufgaben abzuarbeiten, um ausreichend Kraft für die wichtigeren To-dos zu haben. Laut Asana soll man 20 Prozent der verfügbaren Zeit für 80 Prozent der Aufgaben verwenden. So bleiben 80 Prozent der Zeit für die restlichen 20 Prozent der Aufgaben.
Optimales Zeitmanagement mit der Pomodoro-Methode
Bei der Pomodoro-Methode wird die Arbeit in Blöcke unterteilt. Dazu benötigt es einen Timer, der auf 25 Minuten gestellt wird. In diesem ersten Block arbeitet man konzentriert an einer Sache, ohne sich ablenken zu lassen. Darauf folgt eine fünfminütige Pause, in der man beispielsweise dem Körper etwas Gutes tun kann. Nach einer kurzen Dehneinheit oder einem Snack folgen die nächsten 25 Minuten. Nach vier Einheiten kann man sich eine 20 bis 30 Minuten lange Pause gönnen. Nun beginnt das Spiel von vorn. Dank der Unterteilung in Blöcke bleibt man motiviert und die Pausen gehen nicht unter.
Gutes Zeitmanagement gegen Stress: Die SMART-Methode
Wer seine gesetzten Ziele und Aufgaben schnell erreichen möchte, kann die SMART-Methode zu Hilfe nehmen. Es geht hier vor allem um die konkrete Formulierung, um die Motivation hochzuhalten. Der Name leitet sich von den Anfangsbuchstaben der Kriterien ab:
- Spezifisch - Ziele sollten so klar wie möglich formuliert werden, schreibt die IHK München.
- Messbar - Präzise Maße helfen, das Ergebnis im Nachhinein überprüfen zu können.
- Attraktiv - Das Ziel zu erreichen, sollte Spaß machen. Entsprechend sollte es gestaltet sein.
- Realistisch - Wer sich ein zu großes Ziel in zu kurzer Zeit setzt, wird schnell demotiviert.
- Terminiert - Eine Deadline hilft bei der Erfüllung eines Ziels, berichtet die IHK München.
Zeitmanagement-Methode: Timeblocking
Bei dieser Methode wird für eine bestimmte Aufgabe ein Zeitslot reserviert, der zeitlich zu ihr passt. Im Gegensatz zu einer To-do-Liste schreibt man sich die Aufgabe nicht nur auf, sondern geht sie zu einer ganz bestimmten Zeit an. Das schreibt Personio. Trägt man sich diesen Zeitslot beispielsweise in den Kalender ein, erhöht man die Chance, sie fokussiert und ohne Ablenkung fertigstellen zu können.
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