Wenn sich die Akten auf dem Schreibtisch stapeln oder das E-Mail-Postfach überquillt, verliert man schnell den Überblick. Wenn einem dann noch der Chef mit einer wichtigen Deadline im Nacken sitzt, ist das Chaos perfekt. Überforderung und Druck sind die Folge, die Arbeit kann nicht mehr effizient erledigt werden.
Um diesem Gefühl vorzubeugen, ist gutes Zeitmanagement wichtig. Doch bei all den unterschiedlichen Methoden kann man auch hier schnell den Überblick verlieren. Das sind 10 Tipps und einfache Methoden für einen guten Umgang mit den Aufgaben während der Arbeitszeit.
Gutes Zeitmanagement bei der Arbeit: Den nächsten Tag planen
Wer am nächsten Morgen nicht gestresst und ohne Plan ins Büro kommen möchte, sollte seinen Tag bereits am Abend vorher planen. Kurz vor Feierabend bietet es sich an, die wichtigsten Aufgaben für den nächsten Arbeitstag aufzuschreiben. So konzentriert man sich am Folgetag auf das Relevante und muss laut der Techniker Krankenkasse (TK) nicht andauern überlegen, was noch zu tun ist. Helfen kann dabei eine klassische To-do-Liste auf Papier oder eine digitale Alternative - je nach persönlichen Vorlieben. Die bewältigten Aufgaben abzuhaken, schafft laut TK zusätzliche Motivation.
Zeitmanagement bei der Arbeit: Aufgaben priorisieren und Zeitlimits setzen
Wer eine To-do-Liste erstellt, sollte seine Aufgaben zusätzlich priorisieren. Dadurch fällt die Entscheidung leichter, mit welcher Aufgabe man anfangen sollte und welche noch Zeit hat. Besonders einfach ist etwa die Aufteilung in „wichtig“, „normal“ und „unwichtig“, schlägt die Personalvermittlungsplattform orizon vor. Wer sich unsicher ist, welche Priorisierung eine Aufgabe bekommen sollte, kann sich laut der Plattform einfache Fragen stellen:
- Gibt es eine Deadline?
- Warten andere auf die Fertigstellung? Zum Beispiel die Chefin, der Kunde oder Kollegen?
- Gibt es positive oder negative Konsequenzen, wenn die Aufgabe abgeschlossen/nicht abgeschlossen wird?
Eine geeignete Methode stellt auch die ABCD-Methode dar. Hier ordnet man die anstehenden Aufgaben den jeweiligen Buchstaben zu. Sie haben laut TK folgende Bedeutungen:
- A: Diese Aufgaben sind dringend, etwa wenn es um Krisenbewältigung oder aktuelle Chancen geht.
- B: Hier geht es um weniger dringende, aber wichtige Entscheidungen. Dazu gehört laut TK etwa die Vorbereitung von grundsätzlichen Entscheidungen.
- C: Aufgaben, die hier eingeordnet werden, gehören zum Tagesgeschäft und müssen erledigt werden, trotzdem sie für den Gesamterfolg nicht sonderlich wichtig sind.
- D: Diese Aufgaben sind unwichtig und können delegiert oder ganz gestrichen werden.
Tipp: Gutes Zeitmanagement mit ruhigen Stunden während der Arbeit
Die TK empfiehlt, auch ruhige Stunden während des Arbeitstages einzuplanen. Hier können Aufgaben mit hoher Konzentration effizient abgearbeitet oder komplizierte Fälle gut durchdacht werden. Wer Schwierigkeiten hat, solche Zeiten einzuhalten, kann sie laut TK auch im Kalender blocken. So fallen keine Meetings an, Anrufe können für diese Zeit an Kollegen weitergeleitet werden.
Tipp für gutes Zeitmanagement: Die persönliche Leistungskurve kennen
Laut der Haufe Akademie sollte man für gutes Zeitmanagement bei der Arbeit auch seine persönliche Leistungskurve kennen. Denn es ist mitnichten so, dass wir den ganzen Tag mit derselben Leistung arbeiten können. Um herauszufinden, wann man am produktivsten ist und wann weniger, muss man zunächst reflektieren und sich selbst bei der Arbeit beobachten. So lässt sich herausfinden, ob man morgens oder abends konzentrierter arbeiten kann und wann etwa das Mittagstief einsetzt.
Passt man seinen Tagesplan nun an die gewonnenen Erkenntnisse an, wird man effizienter mit seiner Zeit umgehen können. Aufgaben, die hohe Konzentration benötigen, können dann erledigt werden, wenn die persönliche Leistung am höchsten ist, einfache To-dos zu einer anderen Zeit.
Gutes Zeitmanagement: Eine Arbeitsatmosphäre schaffen
Um konzentriert zu arbeiten, sollte man auch sein Arbeitsumfeld anpassen. Es gilt, eine Arbeitsatmosphäre zu schaffen und Ablenkungen so gut wie möglich zu beseitigen. Je nach Typ sind verschiedene Tipps geeignet, eine gute Arbeitsatmosphäre zu erreichen. Zunächst kann es helfen, den Schreibtisch zu ordnen und sich Snacks und Getränke bereitzustellen. Letztere stellen dann kein Ablenkungsrisiko während der Arbeit dar, schreibt orizon. Leise Musik kann helfen, sich besser zu konzentrieren - hier sollte Rücksicht auf die Kollegen im Büro genommen werden, am besten verwendet man Kopfhörer.
Die Gefahr von Ablenkungen geht vor allem vom Handy aus. Push-Benachrichtigungen sorgen für ständiges Herausreißen aus der Konzentration, weshalb man das Smartphone am besten weglegt oder ausschaltet. Auch das Arbeitstelefon kann ablenken. Feste Telefonzeiten oder die Priorisierung von E-Mail-Verkehr können mögliche Lösungen sein, diese Ablenkung zu vermeiden. Das schreibt orizon.
Gutes Zeitmanagement bei der Arbeit: Die ALPEN-Methode
Bei der ALPEN-Methode geht es darum, die To-do-Liste mit Zeitangaben zu versehen. Der Name der Methode ergibt sich aus den Anfangsbuchstaben der Schritte:
- Aufgaben, Termine und Tätigkeiten notieren
- Länge der Aktivitäten schätzen
- Pufferzeiten einplanen - die TK empfiehlt hier etwa 40 Prozent der täglichen Arbeitszeit.
- Entscheidungen treffen
- Nachkontrolle - laut TK geht es darum, die To-do-Liste auf den nächsten Tag zu übertragen, wenn Dinge nicht erledigt werden konnten.
Methode für besseres Zeitmanagement: Das Pareto-Prinzip
Hinter dem Pareto-Prinzip steckt die Idee, 80 Prozent der Arbeitsergebnisse in 20 Prozent der Zeit zu erreichen. Daher wird das Prinzip auch 80/20-Regel genannt. Die Methode hilft, effizienter zu arbeiten und schnelle Ergebnisse zu erreichen.
Gutes Zeitmanagement bei der Arbeit: „Eat the frog“-Methode
Die „Eat the frog“-Methode geht laut Asana aus einem Zitat von Mark Twain hervor: „Wenn es deine Aufgabe ist, einen Frosch zu essen, dann tue es am besten gleich als Erstes am Morgen“. Man soll die größte oder komplizierteste Aufgabe des Tages demnach als Erstes erledigen. So ist das Wichtigste am Tag rechtzeitig bearbeitet und es bleibt ausreichend Zeit, andere, vielleicht unwichtigere Aufgaben in Ruhe zu erledigen.
Mit der SMART-Methode das Zeitmanagement auf der Arbeit verbessern
Mit dem Zeitmanagement bei der Arbeit geht auch einher, sich Ziele zu setzen. Denn wer eine To-do-Liste schreiben will, ohne die eigenen Ziele zu kennen, wird sich schwertun. Um Ziele motiviert erreichen zu können, bietet sich die SMART-Methode an. Sie stellt laut orizon eine Anleitung dar, diese richtig zu formulieren:
- Spezifisch - Ziele sollten so klar wie möglich formuliert werden.
- Messbar - Man sollte qualitative oder quantitative Maße festlegen, um das Ergebnis bewerten zu können, berichtet orizon.
- Attraktiv - Das Ziel zu erreichen, sollte Spaß machen. Entsprechend sollte es gestaltet sein.
- Realistisch - Wer sich ein zu großes Ziel in zu kurzer Zeit setzt, wird schnell demotiviert.
- Terminiert - Es sollte eine festgelegte Deadline geben.
Verbessertes Zeitmanagement bei der Arbeit: Die Pomodoro-Methode
Die Pomodoro-Methode unterteilt die Arbeit in Blöcke und trägt so zu einem guten Zeitmanagement bei der Arbeit bei. Dazu wird ein Timer auf 25 Minuten gestellt. In dieser Zeit wird konzentriert an einer Aufgabe gearbeitet, ohne sich ablenken zu lassen. Darauf folgt eine fünfminütige Pause, in der man etwa dem Körper etwas Gutes tun kann, wie Asana berichtet. Nach einer kurzen Dehneinheit oder einem Snack folgen die nächsten 25 Minuten. Nach vier Einheiten kann man eine 20 bis 30 Minuten lange Pause machen, bevor man wieder von vorn anfängt. Dank der Blöcke bleibt man motivierter und vergisst nicht, Pausen einzuplanen.
Übrigens: So stärken Sie Ihr Selbstbewusstsein im Alltag und so strahlen Sie es aus.
Um kommentieren zu können, müssen Sie angemeldet sein.
Registrieren sie sichSie haben ein Konto? Hier anmelden