Staubsaugen, ein Geschenk besorgen, die Deadline auf der Arbeit einhalten - wenn sich die Aufgaben des täglichen Lebens oder die To-dos auf der Arbeit häufen, verliert man schnell den Überblick. Gegen das Chaos kann eine To-do-Liste helfen. Darauf werden alle Dinge zusammengetragen, die erledigt werden müssen. Eine solche Auflistung zu erstellen, scheint zunächst einfach. Um sie aber wirklich effektiv nutzen zu können, sind einige Kniffe zu beachten. So nutzen Sie Ihre To-do-Liste effektiv.
To-do-Listen effektiv nutzen: Mit mehreren Listen arbeiten
Um anstehende Aufgaben sortieren zu können, ist es möglich, mehrere To-do-Listen parallel zu nutzen. So lassen sie sich besser aufteilen und können nach Dringlichkeit oder Deadline geclustert werden. Laut dem Wirtschaftsforum sind drei To-do-Listen sinnvoll:
- Auf einer Tagesliste werden Dinge notiert, die unbedingt an diesem Tag erledigt werden müssen.
- Die Wochenliste enthält Aufgaben, die in einer bestimmten Woche fertiggestellt werden sollen.
- Auf der Masterliste stehen To-dos, die in Zukunft erledigt werden müssen. Hier können kleine oder große Aufgaben notiert werden, wobei es nicht relevant ist, wie wichtig oder unwichtig sich diese gerade anfühlen.
To-do-Listen effektiv nutzen mit der 1-3-5-Regel
An besonders stressigen Tagen bietet sich die 1-3-5-Regel an. Mit ihrer Hilfe werden Aufgaben auf sehr vollen To-do-Listen priorisiert. Laut der Unternehmensplattform Slack erstellt man dazu drei Blöcke:
- Der erste Abschnitt enthält eine große Aufgabe, die sehr dringend ist oder am meisten Zeit in Anspruch nimmt.
- Im zweiten Block finden sich drei weniger große To-dos, die dennoch zeitnah fertiggestellt werden müssen.
- Block drei umfasst fünf kleine Aufgaben, auf die man sich während einer Lücke oder im Anschluss an die anderen To-dos konzentrieren kann.
Effektive To-do-Listen: Fristen setzen und Aufgaben unterteilen
Zu jeder Aufgabe sollte es einen zeitlichen Rahmen geben, schreibt das Portal Asana. Bei To-dos mit Deadline ist das kein Problem. Hier kann man einfach das finale Datum dazuschreiben. Doch selbst wenn es kein Enddatum gibt, weil es sich etwa um ein persönliches Ziel handelt, kann man sich zur Motivation ein zeitliches Ziel überlegen. Dieses sollte realistisch sein, um es überhaupt einhalten zu können.
Bei der Zeitrechnung sollten laut dem Wirtschaftsforum Pufferzeiten eingeplant werden. Durch dieses Zeitmanagement entsteht kein Stress, wenn eine Aufgabe mal länger dauert als vorgesehen. Zudem können nicht erledigte Aufgaben noch am Abend für den nächsten Tag festgehalten werden. So weiß man nach dem Aufstehen gleich, womit man anfangen kann.
Große Aufgaben sollten in kleine, überschaubare Schritte unterteilt werden. Andernfalls kann man sich schnell überfordert fühlen und den Überblick verlieren. Laut Asana kann man diese Unteraufgaben zusätzlich mit eigenen Deadlines versehen. So wird die Hauptaufgabe strukturiert und ohne größere Überraschungen abgearbeitet.
Effektive To-do-Listen: Aufgaben möglichst konkret formulieren
Je genauer eine Aufgabe auf der To-do-Liste formuliert ist, desto einfacher lässt sie sich abarbeiten. Steht die genaue Aufgabenstellung auf dem Papier, muss man nicht mehr nachdenken, was genau zu tun ist. Auch, wer seine To-do-Liste bereits am Vorabend vorbereitet hat, profitiert davon: Bei ungenauer Formulierung vergisst man schnell, was man am Tag zuvor eigentlich meinte. Das Wirtschaftsforum empfiehlt zudem, jedes To-do mit einem Verb abzuschließen. Das Gehirn fühlt sich dadurch aufgefordert, direkt zu beginnen.
To-do-Listen effektiv nutzen: Sichtbare Platzierung
Die geschriebene To-do-Liste platziert man laut Slack am besten im direkten Arbeitsumfeld. So kann man sich leichter an sie halten und die Aufgaben geraten nicht aus dem Blickfeld. Das Portal empfiehlt zudem, Erinnerungen für einzelne Aufgaben zu erstellen. So bekommt man etwa eine Nachricht aufs Handy, wenn ein To-do ansteht. Auch ein Kalendereintrag kann dabei helfen, den Überblick zu behalten. Einige Apps erlauben gar von sich aus, Erinnerungen zu terminieren und sie mit dem Kalender zu verknüpfen.
Effektive To-do-Listen: To-dos nur einmal verschieben
Gelegentlich bleiben Aufgaben unerledigt liegen und werden auf den nächsten Tag verschoben. Passiert das mehrmals, weil etwa andere Dinge vorgezogen werden oder die Motivation für ein bestimmtes To-do fehlt, sollte man sich hinterfragen. Es kann daran liegen, dass die Aufgabe unwichtig erscheint oder nicht genau klar ist, was zu tun ist. Dann kann es laut Wirtschaftsforum helfen, sie Stück für Stück zu erledigen. Aufgaben, die ständig verschoben werden, blockieren die To-do-Liste - das sollte vermieden werden.
To-do-Listen effektiv nutzen: Erfolge sollten gefeiert werden
Jeder kennt das gute Gefühl, einen Punkt auf der To-do-Liste abhaken zu können. Egal, ob es sich um eine große oder kleine Aufgabe handelt, sollte man diesen Erfolg feiern. Der Rückblick auf den Tag und die erledigten Dinge können motivieren, am nächsten Tag genau so viel zu schaffen. Laut Slack trägt regelmäßiges Abhaken auch zur Übersichtlichkeit der To-do-Liste bei.
Übrigens: Mit diesen Tipps gelingt gutes Zeitmanagement bei der Arbeit, das sind die Vor- und Nachteile von Zeitmanagement und so stärken Sie Ihr Selbstbewusstsein im Alltag.
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