Im Prinzip ist Zeitmanagement einfach erklärt: Es beschreibt die Planung der zur Verfügung stehenden Zeit, sodass möglichst viele Aufgaben bewältigt werden können. Allerdings umfasst das noch einige andere Komponenten, auf die hier eingegangen wird.
Warum ist Zeitmanagement wichtig?
Fünf verpasste Anrufe, eine Terminbenachrichtigung, vom E-Mail-Postfach ganz zu schweigen und die To-do-Liste wird immer länger – wer kennt diese Arbeitstage nicht, bei denen uns scheinbar die Zeit entgleitet? Genau an dieser Stelle setzen Zeitmanagement-Tools an, damit wir wieder die Oberhand über unsere Zeit gewinnen.
Zeitmanagement bezeichnet den Vorgang, Aufgaben in der zur Verfügung stehenden Zeit möglichst effizient einzuteilen. Damit verfolgt es das Ziel, die Arbeitszeit möglichst produktiv zu nutzen. Laut Asana muss man für diese Art der Zeitplanung den realistischen Zeitaufwand einschätzen, den eine Aufgabe benötigt. Außerdem ist es essenziell, die Arbeiten zu priorisieren und mögliche Störfaktoren wie das vibrierende Smartphone zu eliminieren.
Vor- und Nachteile von Zeitmanagement
Zeitmanagement verspricht viele Vorteile, die fast schon zu schön klingen, um wahr zu sein: durch effizientes Arbeit hat man mehr Freizeit, weniger Stress bei der Arbeit und eine klarere Trennung zwischen Arbeits- und Privatleben – das schreibt auch die Techniker Krankenkasse. Wir haben uns diese Versprechen genauer angeschaut.
- Mehr Macht über die eigene Zeit: Mithilfe von Zeitmanagement-Tools planen wir selbst, wann wir welche Aufgaben erledigen und wie viel Zeit wir für sie einplanen. Dabei können wir ungeliebten Aufgaben einen kürzeren Zeitslot geben. So haben wir selbst mehr Kontrolle darüber, wie wir unseren Arbeitsalltag gestalten.
- Abgrenzung von Privat- und Arbeitsleben: Zentral beim Zeitmanagement ist es, Prioritäten zu setzen. Wichtige Aufgaben kommen zuerst, unwichtige werden gestrichen und manche delegiert. Wenn man am Ende des Tages nicht alles erledigt hat, aber die wichtigsten Aufgaben abgearbeitet sind, fällt es leichter, den Feierabend trotzdem einzuläuten – am nächsten Tag ist auch noch Zeit.
- Verbesserte Produktivität: Durch die Priorisierung der Aufgaben werden die wichtigsten Dinge erledigt und in kleine Häppchen eingeteilt. Dadurch wirken die Aufgaben auf uns besser zu bewältigen und werden seltener aufgeschoben. Auch die Einschätzung der realistischen Arbeitszeit kann Frustration und Prokrastination entgegenwirken.
Bei allen Vorteilen gibt es auch Nachteile von Zeitmanagement. Diese sollten im Hinterkopf behalten werden, wenn man sich zum ersten Mal mit diesem Thema befasst. Dadurch kann man Frustration vermeiden.
- Zeitplanung braucht Zeit: Selbst mit dem besten und schnellsten Tool benötigt man Zeit, um seine Aufgaben effizient zu planen. Diese Zeit ist zwar gut investiert, allerdings muss sie im stressigen Berufsalltag erst geschaffen werden, während immer neue Aufgaben auf einen einprasseln.
- Aufwändige Suche: Durch die Suche nach dem richtigen Werkzeug kann man seine Arbeitsweise nachhaltig verbessern. Allerdings muss man sich bei der Vielzahl an Methoden und Apps zunächst einen Überblick verschaffen. Am besten probiert man mehrere Tools für längere Zeit aus und entscheidet dann, welches das richtige für einen ist.
- Geduld und Selbstdisziplin: Das Ausprobieren der Methoden erfordert Geduld, wie der Anbieter für Zeiterfassungs-Software hr works betont. Manche Methoden funktionieren nicht auf Anhieb perfekt für einen. Vielmehr ist es wichtig für sich selbst herauszufinden, wie sie sich gut in den eigenen Alltag integrieren lassen. Das dauert und erfordert auch eine Prise Selbstdisziplin, um nach ein paar Tagen nicht in alte Muster zu verfallen.
Durch die richtigen Methoden können wir unsere Arbeitsweise verbessern und uns nicht nur während unserer Arbeitszeit, sondern auch danach zufriedener fühlen. Dabei darf man nicht vergessen, dass es auch Arbeit ist, neue Gewohnheiten zu etablieren.
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