Der Terminkalender ist voll und die To-do-Liste lang. Die Folgen: Stress und Unzufriedenheit im Alltag, Job oder Studium. Um dem entgegenzuwirken, hilft ein gutes Zeitmanagement, bei dem die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisiert werden. Die Eisenhower-Matrix ist ein Tool, mit dem genau das umgesetzt werden kann.
So funktioniert die Eisenhower-Matrix
Nachdem das Pareto-Prinzip verdeutlicht, dass mit wenig Aufwand bereits ein großer Teil des gewünschten Ergebnisses erreicht werden kann, stellt sich die Frage, wie man die bedeutenden Aufgaben ausfindig macht. Hier setzt eine weitere Strategie für gutes Zeitmanagement an: die Eisenhower-Matrix an.
Bei dieser handelt es sich laut dem Startup-Guide IONOSIONOS n Diagramm mit zwei Achsen, in dem Aufgaben einsortiert werden können. Die untere, horizontale Achse stellt die Dringlichkeit dar, während die senkrechte Achse die Wichtigkeit einordnet. Es entstehen vier Kategorien:
- Kategorie A (oben links): Wichtig und dringend
- Kategorie B (oben rechts): Wichtig, aber nicht dringend
- Kategorie C (unten links): nicht wichtig, aber dringend
- Kategorie D (unten rechts): nicht wichtig und auch nicht dringend
Wenn es Ihnen schwerfällt, die Aufgaben in eine Kategorie einzuordnen, gibt Wirtschaftspsychologie aktuellWirtschaftspsychologie aktuell zu fragen, was passiert, wenn Sie diesen erst morgen oder nächste Woche erledigen oder jemand anderes das für Sie übernimmt. Außerdem sollten Sie überlegen, was die Folgen wären, wenn niemand sich mit der Angelegenheit befasst und sie nicht erledigt wird.
Besonders im Team ist eine gute Absprache notwendig, da jeder Wichtigkeit und Dringlichkeit anders definiert und dadurch ein subjektives Ergebnis entsteht. In Unternehmen kann die Eisenhower-Matrix beispielsweise in der morgendlichen Besprechung integriert werden.
Eisenhower-Matrix: Kategorien richtig bewerten
Wurden die Aufgaben in die Eisenhower-Matrix eingeordnet, können diese nach ihrer Priorität abgearbeitet werden. Dabei gehen Sie bei den einzelnen Kategorien folgendermaßen vor:
- Kategorie A: Diese Aufgaben sind wichtig und dringend. Sie sollten also als Erstes erledigt werden, denn ohne diese können Sie das Ziel nicht erreichen.
- Kategorie B: Diese Aufgaben müssen zwar erledigt werden, können aber nach hinten geschoben werden. Sie sollten sich einen Termin festlegen, bis wann Sie diese bewältigen.
- Kategorie C: Diese Aufgaben sind zwar nicht so wichtig, müssen aber zeitnah erledigt werden. Daher sollten Sie diese, wenn möglich, an eine andere Person übertragen.
- Kategorie D: Da diese Aufgaben weder wichtig noch dringend sind, werden sie ganz nach hinten angestellt. Wenn nicht genügend Zeit zur Verfügung steht, können sie auch verworfen werden.
Geben Sie eine Aufgabe an eine andere Person ab, sollten Sie laut Wirtschaftspsychologie aktuell darauf achten, genaue Instruktionen zu geben, klare Ziele setzen und Rücksprache, sowie Feedback anbieten.
Um Projekte aus Kategorie D leichter loslassen zu können, empfiehlt das Magazin, diese in einer Art „Loslassschachtel“ zu sammeln und sicher zu verstauen. Dadurch soll man den Kopf frei für die wichtigen Aufgaben haben, aber gleichzeitig den eigenen Verstand beruhigen, dass man jederzeit die Schachtel wieder öffnen kann.
Vorteile und Nachteile der Eisenhower-Matrix
Das Eisenhower-Prinzip kann schnell umgesetzt werden und bietet jeder Person die Möglichkeit, berufliche oder alltägliche Aufgaben zu priorisieren. Sie können dadurch nicht nur Stress reduzieren, sondern haben mehr Zeit für andere Dinge. Trotzdem sollten ein paar Punkte beachtet werden, denn auch diese Methode hat ihre Grenzen. Die Vor- und Nachteile fasst IONOS folgendermaßen zusammen:
Vorteile:
- Zeitmanagement wird verbessert
- Wichtige Projekte werden durch eindeutige Priorisierung zuerst erledigt
- Führungskräfte können Aufgaben an die Mitarbeiter delegieren und diese so besser in die Abläufe integrieren
Nachteile bzw. Grenzen:
- Einstufung ist schwierig und subjektiv
- wichtige Aufgaben können an die falschen Mitarbeiter abgegeben und dadurch nicht zufriedenstellend erledigt werden
- Deadlines sind notwendig, sonst werden wichtige Aufgaben möglicherweise immer wieder verschoben
- Zu viele Aufgaben konzentrieren sich auf zu wenig Personen, da die meisten dringenden Aufgaben auch wichtig sind und andersherum, sodass sie nicht übertragen werden können
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