Digitalisierung bei der Stadt Memmingen: Der Stand der Dinge mit digitalem Zwilling und Chatbot Emmi

„Die Bürokratie wird anhaltend beklagt“, stellt die CSU/FDP-Fraktionsgemeinschaft im Memminger Stadtrat fest. Die Mitglieder möchten wissen: Was kann Oberbürgermeister Jan Rothenbacher gemeinsam mit der Stadtverwaltung dagegen tun? Was braucht es für eine bürokratiearme Verwaltung?

Ziel müsse laut der Fraktionsgemeinschaft sein, Bürgerinnen und Bürgern Verwaltungsvorgänge zu erleichtern, dadurch das Ehrenamt zu fördern und Unternehmen einen spürbaren Mehrwert zu zeigen. „Uns ist wichtig, dass die Stadt Memmingen alles unternimmt, um Bürokratie zurückzubauen“, so die Christdemokraten und Freien Demokraten in einem gemeinsamen Antrag an das Memminger Stadtoberhaupt.

Die Antwort auf die Fragen, wenn es nach der Stadt Memmingen geht: Es braucht eine digitale Transformation. „Vor zwei Jahren haben wir unter diesem Stichwort Vollgas gegeben“, berichtet Tanja Schröck vom städtischen Amt Organisation und Digitalisierung. Gemeinsam mit ihrem Kollegen Luka Jakobovic zeigte sie jüngst den Mitgliedern des Finanzausschusses auf, was seither gelungen ist und wo der „Wandel eher schleppend“ läuft.

Warum die Digitalisierung der Memminger Verwaltung einen „echten Mehrwert für Bürger bringen“ soll

Tanja Schröck verdeutlicht gleich zu Beginn: „Die Verwaltungsdigitalisierung muss einen echten Mehrwert für Bürgerinnen und Bürger bringen.“ Es brauche eine klare Priorisierung anstelle von blindem Aktionismus, Zusammenarbeit in der Verwaltung, damit alle an einem Strang ziehen, sowie Mut zur Veränderung. „Wir müssen neu denken, um Prozesse optimieren zu können.“ Das sei allen Beteiligten ganz klar.

Stadt Memmingen und die neue Strategie mit sechs Handlungsfeldern

Digitalisierung bedeute eine Organisationsentwicklung. Im Frühjahr setzte die Stadt Memmingen deswegen eine neue Strategie mit sechs Handlungsfeldern auf: Bürgerdienste, interne Verwaltungsdigitalisierung, digitale Stadtentwicklung, IT-Infrastruktur, digitale Kompetenzen und Change-Management.

Ein Fortschritt sei erkennbar. Ein paar Beispiele dazu, die Tanja Schröck und Luka Jakobovic geben: Allein im vergangenen Jahr seien 58.000 Aktenordner in die E-Akte, also digitalisiert abgelegt, geflossen. Der Verwaltungschatbot namens „Emmi“ habe bereits 25.000 Nutzer beraten. Etwa 50 qualitative Anfrage gebe es täglich.

Was kann der Chatbot „Emmi“ in Memmingen alles leisten und beantworten?

Zum Hintergrund: „Emmi“ unterstützt Bürgerinnen und Bürger bei Anfragen aller Art – und zwar rund um die Uhr an sieben Tagen die Woche – ob beispielsweise nach der Anmeldung einer Wohnung oder nach der Beantragung eines Anwohnerparkausweises gesucht wird.

Digitalisierung in der Stadtverwaltung: Hier gibt es noch Hemmnisse auf dem Weg

Vom Fuhrparkmanagement über mobiles Arbeiten, Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI) bis hin zur Online-Terminvereinbarung sowie dem digitalen Zwilling: Tanja Schröck und Luka Jakobovic erklären, wie vielfältig die (internen) Bereiche sind, an denen gearbeitet wird.

Hemmnisse in der Umsetzung gebe es beispielsweise mit Blick auf personelle, finanzielle und zeitliche Ressourcen. Positiv heben die beiden allerdings hervor: Verständnis für digitale Angebote und zur internen Veränderung sind „größtenteils“ gegeben.

Horst Holas, CSU-Fraktionsvorsitzender, lobt, wie viel sich getan hat. Er regt an, zu schauen, wo es Synergieeffekte mit anderen Kommunen geben könnte.

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Luca Riedisser

Darauf hat Oberbürgermeister Jan Rothenbacher eine klare Antwort: „Wo wir sind, ist vorne. Wir sind das Musterbeispiel.“ Das Stadtoberhaupt macht außerdem klar: Antrag auf Papier oder digital – Solange es den Rechtsanspruch auf ersteres gebe, werde der mehrfache Weg bestehen und sich der Aufwand deswegen nicht reduzieren.

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