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Wie man realistische Deadlines setzt

Projektplanung

Wie man realistische Deadlines setzt

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    Deadlines können die Produktivität eines Projekts erheblich steigern.
    Deadlines können die Produktivität eines Projekts erheblich steigern. Foto: Klaus-Dietmar Gabbert, dpa

    Deadlines begegnen uns überall: in der Uni, im Job und sogar im Privatleben. Während manche sie als notwendiges Übel empfinden, das oft Stress und Frustration auslöst, nutzen andere den Zeitdruck, um produktiv zu werden und Aufgaben rechtzeitig abzuschließen. Unabhängig davon, wie man zu Deadlines steht, haben sie eine klare Wirkung. Im Folgenden erfahren Sie, warum Deadlines funktionieren und wie Sie lernen, realistische Fristen zu setzen.

    Warum funktionieren Deadlines?

    Deadlines strukturieren Aufgaben und helfen, eine Vielzahl an To-dos zu organisieren, erklärt Hannah Schade vom Leibniz-Institut für Arbeitsforschung an der TU Dortmund in einem Interview mit der Deutschen Presse-Agentur. Besonders bei komplexen Arbeitsabläufen verhindern sie, dass man den Überblick verliert. Zudem fördern sie die Produktivität, indem sie den begrenzten Zeitrahmen verdeutlichen und übermäßigen Perfektionismus eindämmen. Laut Schade erleichtert ein klar definierter Endpunkt zudem die Mobilisierung von Energie – häufig gipfelt dies in einem produktiven Endspurt.

    Um den Effekt von Deadlines zu maximieren, sollte man sich nicht zu viel vornehmen und Pufferzeiten einplanen. Laut Schade kann ein vorgezogener Zwischentermin, beispielsweise für eine Präsentation vor Kollegen, soziale Kontrolle schaffen und Raum für Verbesserungen lassen. Kurze, intensive Arbeitsphasen (Sprints) sind sinnvoll, sollten aber durch Erholung ergänzt werden, um einen produktiven Flow zu ermöglichen. Dieser Zustand höchster Konzentration entsteht, wenn die Anforderungen weder überfordern noch unterfordern. Ein größerer Puffer vor der eigentlichen Abgabefrist hilft, unvorhergesehene Verzögerungen aufzufangen. Dabei ist es wichtig, diesen Puffer innerhalb der Arbeitszeit und nicht an Wochenenden oder nach Feierabend zu setzen.

    Mit „Goal-Gradient-Effekt“ Deadline einhalten

    Wenn man es richtig anstellt, kann man sogar den „Goal-Gradient-Effekt“ auslösen. Auf dem Office Blog von Otto wird er so beschrieben: Je näher das Ziel, desto stärker die Motivation. Dies funktioniert jedoch nur, wenn die Deadline realistisch bleibt. Hier können auch selbst gesetzte Fristen diesen Effekt erzeugen, etwa durch das Eintragen eines festen Termins in den Kalender oder durch sozialen Druck, indem man Freunden oder dem Partner von seinem Vorhaben berichtet. Ein Belohnungssystem nach Erreichen des Ziels steigert zusätzlich die Motivation. Um die Produktivität weiter zu erhöhen, empfiehlt es sich, mit einem Timer zu arbeiten und für kurze, konzentrierte Zeitfenster Ablenkungen konsequent auszublenden. Durch den „Goal-Gradient-Effekt“ kann Stress uns ermöglichen unser Nervensystem so zu aktivieren, dass der Blutdruck steigt und die Arbeit schneller vorangeht.

    So setzt man realistische Deadlines

    Um realistische Deadlines zu setzen, sollten Aufgaben und Zeitressourcen klar geplant werden, betont Corinna Peifer, Professorin für Arbeits- und Organisationspsychologie an der Universität Lübeck in einem Interview mit der Deutschen Presse-Agentur. Das SMART-Prinzip hilft dabei, Ziele präzise zu definieren: Sie sollten spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sein. Eine gelungene Zielsetzung verhindert, dass Deadlines demotivierend wirken oder unnötigen Stress verursachen, laut Peifer. Auch Pufferzeiten spielen eine zentrale Rolle. Zusätzliche Zeit innerhalb der Arbeitszeit – vor der eigentlichen Frist – schafft Spielraum für unvorhergesehene Verzögerungen. Diese sogenannte Doppeldeadline bietet Sicherheit und reduziert das Risiko von Überlastung, erklärt die Expertin.

    Bevor eine Frist festgelegt wird, sollten einige wichtige Aspekte berücksichtigt werden. Das Produktivitätstool awork betont die Bedeutung klarer Prioritäten und einer strukturierten Planung der Arbeitsabläufe. Dabei können auch To-do-Listen helfen. Gleichzeitig sollten Pufferzeiten eingeplant werden und das Projekt an sich in den Blick genommen werden: Können Kollegen einbezogen werden? Muss die Deadline noch mit den Vorgesetzten abgeklärt werden? Hier kann auch eine zweite Meinung zur realistischen Umsetzung der Frist eingeholt werden. Eine vorausschauende Planung berücksichtigt potenzielle Hindernisse und hilft, diese frühzeitig zu umgehen. So erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, Deadlines erfolgreich einzuhalten.

    Einhalten von Deadlines durch soziale Kontrolle

    Neben klaren Zeitplänen trägt auch die Einbindung anderer zur Einhaltung von Deadlines bei. Laut der Psychologin Corinna Peifer können etwa Zwischenschritte an Kollegen präsentiert werden, bevor das Endergebnis abgeliefert wird. Dies ermöglicht, frühzeitig Feedback zu erhalten und Verbesserungen vorzunehmen. Wichtig ist außerdem, sich nicht zu viele Aufgaben vorzunehmen. Sprints zwischendurch können hilfreich sein, sollten jedoch von ausreichend Erholungsphasen begleitet werden, um im produktiven Flow zu bleiben.

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